יתרונות ארכיון דיגיטלי בעולם ממוחשב

בעידן המודרני - העידן הממוחשב הכול נמצא במחשב ודברים שהיינו עושים בעבר באופן פיזי כבר מזמן נעשים אחרת. אם בעבר היינו הולכים לחנות וקונים מוצר כלשהוא, היום במקרים רבים בכמה הקלקות אנחנו

מסיימים לבצע את הקנייה ומקבלים את המוצר עד פתח הבית. אם בעבר כשהיינו צריכים מידע מסוים היינו פותחים ספרים בשביל לקבל אותו היום אנחנו בכמה קליקים מוצאים את מבוקשינו. יש עוד דוגמאות רבות למה שאיך שאנחנו מתנהלים היום לעומת איך שהתנהלנו בעבר, ואחד מהשינויים המשמעותיים ביותר הוא שמירה של מסמכים בפורמט דיגיטלי ולא בפורמט פיזי. בעולם ממוחשב יש יתרונות רבים להקמת ארכיון דיגיטלי והנה כמה מהם:

 

אי אפשר לאבד אותם - העולם הממוחשב מאפשר לנו לשמור מסמכים וחומרים זמן רב ללא כל חשש. אם לא נמחק אותם בכוונה הם לא ייעלמו, לא יתבלו ולא ישחקו והאופציה הדיגיטלית שומרת עליהם מכל משמר.

היכולת לגשת לחומרים שלנו מכל מקום - היום בעולם הממוחשב, אנחנו כבר לא צריכים לשמור את כל החומרים שיש לנו רק במחשב אחד. היום אפשר להעלות את הכל הרשת במה שמכונה "אחסון ענן" ואל החומרים הללו אנחנו יכולים לגשת מכל מקום. ארכיון בענן מאפשר לנו לגשת אל החומרים הללו מהמחשב, מהסמארטפון, מהאייפד או כל מכשיר אחר שמתחבר לרשת. זה חוסך לנו לעיתים את הצורך לקחת איתנו את הלפטופ.

למצוא מסמכים בקלות - אם פעם בעידן הארכיון הפיזי היינו צריכים לחפור ולנבור בכל הניירת שלנו בשביל להגיע למסמך מסויים, היום על פי השם שלו ניתן להגיע אליו בקלת וכל המ שצריך הוא להקליד את השם בשורת החיפוש. הגדילה לעשות חברת גוגל עם אחסון ה"גוגל דרייב שלה" ופיתחה את האפשרות לחפש גם בתוך מסמך בלי לגשת אליו. מנוע החיפוש של האחסון מאפשר לחפש ומרים על פי ביטויים מסויימים וכך ניתן בקלות רבה לאתר את המסמכים הרצויים.

לשתף חומרים בקלות - עוד יתרון של ארכיון דיגיטלי בעולם ממוחשב הוא האפשרות לשתף אחרים בקלות. ניתן להיכנס לארכיון כפי שציינו מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט ובקלות לשלוח מסמך מסוים, סרטון, תיקייה או כל חומר אחר במייל או באמצעות שיתוף בענן.

לחסוך המון מקום - לא משנה אם החומרים הדיגיטליים שלכם הם בודדים, עשרות או אפילו אלפים. הארכיון הדיגיטלי לא דורש מכם מקום להקצאה והוא חוסך המון מקום שהיה תופס הארכיון הפיזי.

 

היום בעידן הממוחשב, אין שום סיבה לשמור מסמכים או חומרים רבים אחרים בצורה פיזית. הארכיון הפיזי כבר פאסה ואת מקומו תפס הארכיון הדיגיטלי שעושה עבודה מצויינת ויש לו יתרונות רבים. כל מי שעובר מארכיון פיזי לארכיון דיגיטלי, מבין מהר מאוד שאי אפשר אחרת, ובעולם ממוחשב שרק הולך ומשתכלל זה הפתרון האידיאלי.