ארכיב פיזי מול ארכיב דיגיטלי

 

אחסון מסמכים דרוש היום יותר מאי פעם. חלק לא מבוטל מהמסמכים שיש לנו יכולים להידרש גם בעוד כמה שנים והם צריכים שמירה קפדנית ועוד יותר מכך, את האפשרות לאתר אותם בצורה קלה ומהירה. ארכיב או בשמו המוכר יותר ארכיון, מאפשר לסדר את המסמכים בצורה יעילה ופשוטה ומאפשר לשמור עליהן לטווח זמן ארוך, ולא פחות חשוב מכך הוא מפנה מקום הן בבית והן במשרד. אם עד לפני כמה שנים הארכיב הפיזי היה האופציה היחידה לשמירה על מסמכים הרי שהיום הארכיב הדיגיטלי הוא זה שנפוץ יותר, ולכל אחד מהם יש את היתרונות שלו.

ארכיב פיזי - יתרונות

ארכיב פיזי כשמו כן הוא, שמירה של המסמכים באופן פיזי כשהיתרון הגדל שלו הוא היכולת לשמור על מקוריות המסמכים. זה חשוב כשרוצים לשמר מסמך היסטורי או מסמך שיש אליו סנטימנטים ואין דבר טוב יותר מאשר המקורי. ארכיב פיזי מקצועי חיצוני לעסק או לארגון מפנה המון מקום ומאפשר לנצל את המקום במשרד לדברים אחרים, בעיקר כשמדובר על תיקיות רבות ואלפי מסמכים שצורכים שטח לא מבוטל מהמשרד. ארכיב פיזי חיצוני ומקצועי הוא בדרך כלל גם עם רמת אבטחה גבוהה יותר מכיוון שמדובר על עסק בפני עצמו שמחויב לעשות את הכול בשביל לשמור על המסמכים שהוא מאחסן, והוא מסודר כך שניתן יהיה להגיע כמה שיותר מהר לכל מסמך ומסמך.

ארכיב פיזי חסרונות

אך לארכיב פיזי יש גם חסרונות. מכיוון שהוא "פיזי" תמיד יכול לקרות משהו שיפגע בו, בין אם אלו פורצים שיגרמו נזק ואף יגנבו מסמכים ובין אם זו שריפה או כל כוח עליון אחר. ארכיב פיזי גם דורש הגעה אליו או שליחת שליח אם צריכים מסמך ספציפי שנשמר בו ואין אפשרות לסרוק אותו. בנוסף, שמירה פיזית צריכה להיות קפדנית מכיוון שאבק ואויר עלולים לאט לאט לגרום למסמכים להתבלות, וצריך כל מסמך למספר ולקטלג בכדי שניתן יהיה להגיע אליו.

ארכיב דיגיטלי יתרונות

ארכיב דיגיטלי לעומת זו הוא ארכיב אליו נכנסים מסמכים לאחר שנסרקו, ואם המסמכים המקוריים עוברים למחזור זה כבר יתרון לאיכות הסביבה. בנוסף, ארכיב דיגיטלי לא מוגבל במקום וניתן להכניס אליו כל כמות של מסמכים. ארכיב דיגיטלי גם מאפשר לשמור את המסמכים בצורה בטוחה ואם מדובר על אחסון בענן ניתן לגשת אל המסמכים הללו מכל מקום. מציאת מסמכים ספציפיים גם פשוטה יותר בארכיב דיגיטלי ודורשת כמה הקלקות בלבד.

ארכיב דיגיטלי חסרונות

לארכיב דיגיטלי אין כמעט חסרונות פרט לאחד מכיוון שמדובר על ארכיב כזה הוא תמיד יכול להיות נתון למתקפות סייבר, וירוסים ושאר סכנות שעידן המחשבים והאינטרנט הביאו עימם, אך היום עם מקדמי האבטחה שקיימים יהיה קשה מאוד לפרוץ לאותם ארכיבים ולגרום לנזק.